EU-Whistleblower-Richtlinie und Hinweisgeberschutzgesetz:
KERN CHERKEH übernimmt Funktion der vorgeschriebenen internen Meldestelle
Update 06.06.2023:
Hinweisgeberschutzgesetz im Bundesgesetzblatt veröffentlicht; das Gesetz tritt am 2. Juli 2023 in Kraft:
https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2023/140/VO.html
Unternehmen ab 250 Beschäftigten bleibt damit nicht einmal mehr ein Monat Zeit, eine interne Meldestelle einzurichten. Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten müssen ihre interne Meldestelle ab dem 17. Dezember 2023 eingerichtet haben.
Update 13.05.2023:
Der Bundesrat hat dem Gesetz in seiner Sitzung vom 12.05.23 zugestimmt:
https://www.bundesrat.de/SharedDocs/pm/2023/005.html
„Nachdem der Bundestag den Einigungsvorschlag angenommen hatte, stimmte auch der Bundesrat dem entsprechend geänderten Gesetz in seiner Plenarsitzung am 12.Mai 2023 zu. Das Gesetz wurde dem Bundespräsidenten zur Unterzeichnung zugeleitet und kann danach im Bundesgesetzblatt verkündet werden. Gemäß den in der Einigung vorgesehenen neuen Vorschriften zum Inkrafttreten soll es zum weit überwiegenden Teil einen Monat nach der Verkündung in Kraft treten - möglicherweise also etwa Mitte Juni 2023.“
Update 10.02.2023:
Der Bundesrat hat dem Gesetzesentwurf der Regierungskoalition für ein deutsches Hinweisgeberschutzgesetz am heutigen Tage seine Zustimmung verweigert. Im nächsten Schritt wird sich nun sehr wahrscheinlich der Vermittlungsausschuss von Bundestag und Bundesrat mit dem Gesetzentwurf beschäftigen, um eine Kompromisslösung zu finden.
Was sollten Unternehmen jetzt tun?
Auch wenn der Gesetzentwurf im Bundesrat vorerst gestoppt wurde, sollten sich alle Unternehmen, die unter die Einrichtungspflicht des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen (alle privatrechtlichen und öffentlich-rechtlichen Unternehmen mit jeweils in der Regel mindestens 50 Beschäftigten), spätestens jetzt mit der Etablierung eines Whistleblower-Systems befassen. Denn – so oder so – die Einrichtungspflicht wird kommen.
Update 20.12.2022:
Das Hinweisgeberschutzgesetz wurde vom Bundestag am 16.12.2022 beschlossen. Nun steht lediglich noch die Zustimmung des Bundesrats aus, die voraussichtlich in seiner ersten Sitzung im neuen Jahr am 10.02.2023 erfolgen wird. Die betroffenen Unternehmen und Behörden müssen dafür sorgen, die Vorgaben im Gesetz rechtzeitig umzusetzen. Hierzu gehört insbesondere die Einrichtung einer Meldestelle: Unternehmen und Organisationen ab 50 Beschäftigten sind zur Einrichtung sicherer interner Hinweisgebersysteme verpflichtet. Für Unternehmen mit bis zu 249 Beschäftigten gilt hierfür eine Umsetzungsfrist bis zum 17. Dezember 2023. Unternehmen ab 250 Beschäftigten sind dagegen unverzüglich ab Inkrafttreten des Gesetzes zur Umsetzung verpflichtet. Das Hinweisgebersystem muss es ermöglichen, mündlich oder schriftlich entsprechende Hinweise bei einer internen Meldestelle abzugeben (sowohl persönlich, als auch anonym).
Die interne Meldestelle muss dem Hinweisgeber die Abgabe des Hinweises innerhalb von sieben Tagen bestätigen und innerhalb von drei Monaten über die ergriffenen Maßnahmen informieren. Die Aufgaben der internen Meldestelle können durch unabhängige und fachkundige Dritte übernommen werden, die hierbei die gebotene Vertraulichkeit gewährleisten. Aufgrund der rechtlichen Komplexität der nach dem Hinweisgeberschutzgesetz zu bearbeitenden Meldungen ist es Unternehmen anzuraten, im Umgang mit vertraulichen Informationen und Hinweisen fachkundige sowie erfahrene Experten mit den Aufgaben der internen Meldestelle zu betrauen. KERN CHERKEH steht Ihnen dazu als interne Meldestelle Ihres Unternehmens kompetent zur Seite.
Anwaltliche Ombudsperson als "interne Meldestelle" nach dem Hinweisgeberschutzgesetz - die Vorteile
Die Bestellung einer externen anwaltlichen Ombudsperson zur Entgegennahme von Hinweisen ist in der Praxis von Unternehmen mittlerweile weit verbreitet und auch für kleinere Organisationseinheiten geeignet. Auf diese Weise werden auch die Vorgaben der EU-Whistleblower-Richtlinie und des Hinweisgeberschutzgesetzes (vorgeschriebene "interne Meldestelle"; weitere Vorgaben aus §§ 15 - 17 HinSchG) effektiv erfüllt - regelmäßig zudem kostengünstiger als bei Einrichtung einer separaten Meldestelle im Unternehmen:
Die neutrale anwaltliche Ombudsperson ("interne Meldestelle") nimmt vertrauensvoll Meldungen von Hinweisgebern entgegen - wenn von diesen gewünscht auch anonym.
Gewährleistung der im Gesetz (§ 16 Abs. 1 HinSchG) vorgesehenen anonymen Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und interner Meldestelle.
Die anwaltliche Ombudsperson prüft die Stichhaltigkeit des eingegangenen Hinweises und hält Kontakt mit der hinweisgebenden Person, um ggf. weitere Informationen zum Sachverhalt zu erhalten.
Eingehende Hinweise werden von der anwaltlichen Ombudsperson rechtlich bewertet und mit Handlungsempfehlungen (Legal Statement) an das Unternehmen übermittelt.
Die anwaltliche Ombudsperson ("interne Meldestelle") sorgt für die Einhaltung der inhaltlichen und formalen Vorgaben aus dem Hinweisgeberschutzgesetz - einschließlich der dort festgelegten Fristen.
Beispiele für die externe anwaltliche Ombudsperson aus unserer Praxis:
STEUERBERATERKAMMER Niedersachsen (Körperschaft d. öffentlichen Rechts)
Meldestelle Sportmanipulation (im Auftrag der Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das BMI)
Schutz des Unternehmes und des Hinweisgebers durch "interne Meldestelle"
Die Whistleblower-Richtlinie sieht vor, dass Unternehmen / Beschäftigungsgeber mit mehr als 249 Mitarbeitern (ab 17.12.2023 sogar Unternehmen mit mindestes 50 Mitarbeitern) ein Hinweisgebersystem einrichten müssen.
Nach dem Gesetzesentwurf fallen unter den Hinweisgeberschutz künftig Hinweise auf alle straf- und bußgeldbewehrten Verstöße.
Gemäß der Vorgaben der EU-Richtlinie sieht der Gesetzesentwurf für Unternehmen / Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten eine „Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen“ vor.
Als „interne Meldestelle“ kann sowohl eine „interne Organisationseinheit“ (z.B. Compliance-Beauftragter) als auch ein Dritter (z.B. eine Rechtsanwaltskanzlei als „Ombudsperson“) betraut werden.
Die Implementierung eines solchen Hinweisgebersystems erfolgt regelmäßig im Rahmen des Aufbaus oder der Erweiterung eines umfassenden Compliance-Management-Systems in der Organisation. Es fungiert einerseits als wichtiges Kontrollelement, erfüllt aber zugleich präventive Zwecke.
Da Compliance in erster Linie der Haftungsvermeidung dient, gehört ein effektives Informationsmanagement, welches die Informationsbeschaffung sowie den Informationsfluss innerhalb der Organisation und gegenüber Dritten regelt, zu den wesentlichen Elementen eines funktionsfähigen Compliance-Management-Systems. Ein Hinweisgebersystem, das Vertraulichkeit und ggf. Anonymität garantiert, erschließt der Organisation Informationsquellen, die ihr ansonsten nicht zur Verfügung stehen würden (Egger, CCZ 2018, 128).
Auch vor dem Hintergrund der jüngeren Rechtsprechung führen immer mehr Unternehmen Hinweisgebersysteme aus Compliance-Gründen ein, damit der Leitungskraft diesbezüglich kein Organisationsverschulden vorgeworfen werden kann und um Reputations- sowie Schadensersatzrisiken (auch für die Leitungskraft persönlich) zu minimieren.
Haben Sie Fragen bezüglich der Ausgestaltung und Implementierung eines wirksamen Hinweisgebersystems oder zu den Anforderungen, die sich aus der EU-Whistleblower-Richtlinie bzw. dem Hinweisgeberschutzgesetz (Entwurf) ergeben? Dann kontaktieren Sie uns gerne.
